Überall hörst du gerade, wie wichtig es ist, dir einen KI-Agenten zu bauen, um effektiver und besser mit KI zu arbeiten. Ich halte das für die meisten Frauen in meinen Workshops, 1:1-Trainings und oft auch in den Mentorings für Quatsch. Und ich kann das auch wunderbar begründen.
Die Aufgaben, die bei meinen Teilnehmerinnen wirklich immer wiederkehren, Newsletter vorbereiten, Angebote schreiben, Texte nach denselben Kriterien prüfen, brauchen keine KI, die selbst entscheidet, was als nächstes passiert. Sie brauchen eine KI, die weiß, wie die Aufgabe läuft, und das jedes Mal genauso gut macht.
Damit ich mich nicht nur auf mein eigenes Urteil verlasse, habe ich die Einschätzung noch mal gegengecheckt, mit drei verschiedenen KIs, ChatGPT, Perplexity und Claude, mit dem ich sowieso gerade arbeite. Alle drei bestätigen, was ich in der Praxis sehe.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und einem KI-Projekt?
Ein KI-Projekt ist ein Arbeitsraum, den du einmal einrichtest. Du hinterlegst deinen Kontext, deine Regeln, vielleicht ein paar Beispieltexte, und die KI arbeitet innerhalb dieses Rahmens, immer wenn du sie brauchst. Stell dir das vor wie eine Mitarbeiterin, der du genau gesagt hast, was sie in welcher Reihenfolge tun soll.
Ein KI-Agent geht einen Schritt weiter. Er bekommt ein Ziel und mehrere Werkzeuge und entscheidet selbst, was er in welcher Reihenfolge tut, ohne dass du jeden einzelnen Schritt vorgibst. Bei ihm musst du der Mitarbeiterin nicht mehr sagen, was zu tun ist, sie findet es selbst heraus.
Wann reicht ein KI-Projekt?
Immer dann, wenn du den Ablauf im Voraus komplett aufschreiben könntest. Newsletter vorbereiten. Texte nach denselben Kriterien prüfen. Workshop-Material entwickeln. Der Weg ändert sich dabei kaum, nur der Inhalt. Das ist der Fall bei den meisten wiederkehrenden Aufgaben, die mir Frauen in den Workshops beschreiben, egal ob sie gerade erst mit KI anfangen oder schon länger dabei sind.
Wenn du noch ganz am Anfang stehst und selbst noch nicht sicher weißt, wie du KI überhaupt sinnvoll für deinen Alltag einsetzt, ist der Fortgeschrittenen-Kurs ein guter Ort, um genau das an einer eigenen wiederkehrenden Aufgabe durchzuspielen.
Wann lohnt sich ein KI-Agent wirklich?
Wenn drei Dinge gleichzeitig zutreffen. Die Aufgabe braucht mehrere Schritte über mehrere Quellen hinweg. Der richtige Weg ist nicht vorher festlegbar, weil die Eingaben zu unterschiedlich sind. Und das Ergebnis ist wichtig genug, um den größeren Aufwand zu rechtfertigen.
Ein Beispiel, das mir eine der drei KIs genannt hat und das mich tatsächlich überzeugt hat: jeden Morgen neue Anfragen prüfen, einordnen, mit dem eigenen Kalender abgleichen und für passende Anfragen eine Antwort vorbereiten. Das ist kein fester Ablauf mehr, das ist bei jeder einzelnen Mail eine neue Entscheidung. Genau da fängt der Agent an, wirklich Sinn zu machen. Er braucht dafür allerdings dauerhaften Zugriff auf mehrere deiner Systeme, Postfach und Kalender zum Beispiel, und eine Kontrollstufe, damit nichts ungeprüft rausgeht, bevor du selbst draufgeschaut hast.
Wenn du erstmal selbst ausprobieren willst, wie so ein Arbeitsraum aufgebaut wird, ohne gleich beim komplizierteren Agenten-Beispiel einzusteigen, zeige ich dir das Schritt für Schritt in meinem Tentary-Guide.
Damit du für dich selbst schnell einschätzen kannst, was du für deine eigene wiederkehrende Aufgabe brauchst, reichen im Grunde zwei Fragen. Bleibt der Ablauf bei deiner Aufgabe jedes Mal gleich, nur der Inhalt ändert sich? Dann reicht ein Projekt. Musst du bei jedem Durchlauf neu entscheiden, was als nächstes passiert, weil die Eingaben zu unterschiedlich sind? Dann wird es Richtung Agent gehen.
Ein paar Beispiele, damit das greifbar wird, aus eurem Alltag, nicht aus meinem.
Du sitzt jede Woche in derselben Teambesprechung. Am Ende gibt es ein Protokoll, und darin stehen fast immer dieselben Fragen, wer hat sich wozu verpflichtet, und bis wann. Eine KI kann das Protokoll durchgehen, die zugesagten Aufgaben herausziehen und sie in eine Excel-Liste eintragen, Name, Aufgabe, Frist. Der Weg dahin ist bei jeder Sitzung derselbe, Protokoll rein, Namen und Fristen raus, in dieselbe Tabelle. Nur der Inhalt der Besprechung ändert sich von Woche zu Woche, das Vorgehen selbst bleibt gleich. Genau das ist ein Projekt, ein einmal festgelegter Weg, der immer wieder funktioniert.
Bei Kundenangeboten läuft es ähnlich. Du kennst den Aufbau deines Angebots längst auswendig, Leistung, Preis, Rahmenbedingungen. Wenn eine neue Anfrage reinkommt, ändern sich nur die Details, der Name der Kundin, der gewünschte Umfang, der Termin. Der Aufbau selbst bleibt gleich. Auch das ist ein Projekt. Genauso bei einem wöchentlichen Status-Report fürs Team, was ist erledigt, was steht an, wo hakt es. Die Struktur bleibt jede Woche identisch, nur die Zahlen und Ergebnisse darin wechseln.
Anders wird es, sobald du eine KI bittest, jeden Morgen selbst über neue Anfragen zu entscheiden. Sie muss dann erst einschätzen, um was für eine Anfrage es überhaupt geht, eine Kooperationsanfrage, eine allgemeine Frage, oder eine, die direkt einen Termin braucht. Je nachdem geht es unterschiedlich weiter, einmal muss der Kalender geprüft werden, einmal reicht eine kurze Antwort, einmal landet die Anfrage einfach im Papierkorb. Es gibt keinen festen Weg mehr, sondern bei jeder einzelnen Mail eine neue Entscheidung. Genau das macht daraus einen Agenten.
Häufige Fragen
Ist ein KI-Agent komplizierter einzurichten als ein KI-Projekt?
Ja. Ein Agent braucht meist dauerhaften Zugriff auf mehrere deiner Systeme, zum Beispiel Postfach und Kalender, und eine Kontrollstufe, damit nichts ungeprüft rausgeht. Ein Projekt richtest du dagegen einmal ein und nutzt es dann einfach.
Brauche ich für den Anfang überhaupt einen Agenten?
Für die meisten Selbstständigen reicht am Anfang ein Projekt. Ein Agent lohnt sich erst, wenn eine bestimmte Aufgabe wirklich variabel und aufwendig genug ist, dass sich der größere Aufwand auszahlt.
Was passiert mit meinen Daten, wenn eine KI Zugriff auf Postfach oder Kalender bekommt?
Das ist eine berechtigte Frage, gerade weil dabei auch Daten anderer Personen mitgelesen werden. Ich schreibe dazu in Kürze einen eigenen Artikel, der genau diesen Punkt vertieft.
Fazit
Die Frage „brauche ich einen KI-Agenten?“ stellt sich eigentlich falsch herum. Die richtige Frage ist, was du eigentlich regelmäßig tust und ob sich der Weg dabei jedes Mal ändert oder nicht.
Für die meisten Aufgaben im Alltag von Selbstständigen lautet die Antwort, nein, der Weg bleibt gleich. Dann reicht ein gut eingerichteter Arbeitsraum völlig aus, in dem die KI schon weiß, wer du bist und wie du arbeitest. Genug davon, jetzt zu dir.
